公文类文件标准格式与收发文管理-开元娱乐游戏app官网版
 
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公文类文件标准格式与收发文管理-开元娱乐游戏app官网版

最后更新:2017-08-04 16:21:16 文章来源:汉哲管理研究院 
规范的文书写作是行政机关和公司(企业)执行规章制度和步入规范化管理的重要依据。对公文写作来说,无论是阐述观点、组织材料,还是结构布局、语言运用还是字体、字号等,都有一套特定严格的规范要求。

(一)公文类文件的形式要求
根据不同的要求,公文文件包含不同的内容,但主体格式是基本一致的,内容要素主要包括版头、主体、版记三个部分。
 
1. 版头,是指公文开元娱乐游戏app开元娱乐游戏app官网版官网版首页红色分隔线以上的部分。
一般来说,版头字体为仿宋,字号小初,加粗,文字颜色为红色;分隔线为2.5磅粗直线。文字和分隔线均居中。
 
2. 主体,是指公文开元娱乐游戏app开元娱乐游戏app官网版官网版首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分。
(1)主体从版头下空一行开始编排,文字颜色为黑色,从左到右横写、横排。正文行距为单倍行距,特殊情况可以进行适当调整。
(2)标题一般用2号宋体字,加粗,编排于红色分隔线下空一行的位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
(3)发文字号一般用3号仿宋,编排在标题下方,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“[  ]”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
(4)正文一般用3号仿宋字,编排于发文字号下空一行的位置,每个自然段左空二字,回行顶格。数字、年份不能回行。
(5)附件说明:如有附件,在正文下空一行,左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. xxxxx”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
(6)发文单位署名、成文日期和印章:一般距离正文(或附件说明)一行,发文单位一般向右对齐编排,成文日期居于发文单位之下,以发文单位为准,居中编排。成文日期中的数字应用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。印章用红色,要端正、居中下压单位全称和成文日期,印章用红色,不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下署名、印章或成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。
(7)附注:如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
(8)附件:附件应另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题用2号宋体,加粗,居中编排。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
 
3.版记,是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。
(1)版记中的分隔线:版记中的分隔线与正文边距等宽,分隔线用0.75磅直线。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一页的下边缘重合。
(2)主送、抄送部门:一般用4号仿宋,在印发日期之上、左空一字编排。“主送”“抄送”二字后加全角冒号和报送部门全称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个报送部门名称后标句号。既有主送部门又有抄送部门时,主送部门应置于抄送部门之上一行,之间不加分隔线。
(3)印发单位和印发日期: 印发单位和印发日期一般用4号仿宋,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。版记中如有其他要素,应将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。
(4)页码:一般用4号宋体阿拉伯数字,居中编排。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
 
(二)公文处理与公文管理。
1.发文处理
发文处理程序包括:拟稿、填写《公文稿纸》、按照《发文流程》分别由承办部门负责人审核、分管领导会签、总经理批示、行政部门(如:办公室)人员编写文号、用印、分发、存档等。
(1)拟稿,按照职能分工原则,由主要承办部门负责,涉及到两个或两个以上部门的,由主办部门和协办部门协商起草。
(2)分送:拟稿人草拟好公文,并填写《公文稿纸》,首先交由部门负责人审核签字;之后交由分管领导会签;最后报总经理批示。
(3)修改:如公文在审核、会签过程中需要做重大修改,应注明具体修改意见,并交由承办部门进行修改,之后重新履行公文的流转审核程序。
(4)公司所有公文统一由行政部门(如:办公室)进行编号、用印、分发和存档,有领导指示的,应附批复件。
(5)公文发布之前的会签,应按照公司规定的权限执行。一般情况下,以部门名义行文的公文由部门负责人签发,以公司名义行文的一般性公文由分管领导签发,涉及全局性的重要公文,酌情由总经理、董事长批示和签发。
 
2.收文处理
收文处理程序包括:登记、填写《文件呈阅表》、按照《收文流程》进行分送、承办、催办、答复、存档等。
(1)登记。公司所有公文均应做好记录。公司内部公文原则上对口受理;其他外部收文,如无明确目标部门,则统一由行政部门负责处理。行政部门收文后,应逐件清点,核对无误后,填写《文件呈阅表》,做好编号。
(2)分送。行政部门根据公文内容、要求和工作需要,确定公文的分送范围,将公文与《文件呈阅表》一并交由公司领导批示。
(3)承办。按照公司领导的最终批示,将公文及时送达承办部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文还需明确办理时限。承办部门对交办的公文应及时办理,有办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。
(4)催办和答复。收文部门要及时了解公文办理进展情况,督促承办部门按期处理,紧急公文可由专人负责催办。对公文的办理结果,收文部门应及时答复来文单位。
(5)存档。收文流转结束后,由行政部门归档,以确保文档的完整。
(6)任何部门和个人收到公文,应及时送达行政部门,按规定程序办理。
 
3.保密规定
(1)未经领导签发的公文不得分发;
(2)已签发的保密文件应由专职人员统一收发、归档和销毁,内容不得泄漏和外传;
(3)已归档的公文如需查阅,应按公司保密管理规定、档案管理规定借阅。
 
 

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