如何设计与绘制专业流程图-开元娱乐游戏app官网版
 
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如何设计与绘制专业流程图-开元娱乐游戏app官网版

最后更新:2019-02-21 14:48:38 文章来源:汉哲管理研究中心 
为了更好地认识流程、分析流程以及对流程进行重新设计,首先必须把流程用规范的方式描绘出来,这种直观的、针对流程的图形描绘方式,就是流程图。通过流程图,我们可以清楚地看出流程之间、流程内部的活动之间的相互关系。
 
 
(一)流程图的特点
流程图的目的是通过图示的方法使得流程易于阅读和理解,这种方法很久以前就用于制造业的设计活动,近些年来,随着信息技术和bpr的普及,流程图得到了更广泛的应用。归纳起来,这种方法具有如下优点:
 
(1) 成果清晰实用
通常,图形比文字更能清楚的解释流程,它能够使得流程为团队的每一个人所了解,不管其学历背景、专业背景如何;同时,流程的步骤清晰,不会产生如文字描述一样的歧义;第三,它也是一种标准化的管理语言,能够在不同国籍、不同业务性质的团队之间毫无障碍地传递和交流。
 
(2)过程带来启发
流程图的大部分价值体现在绘图的过程中,而不是图的本身。在绘制流程图的过程中,员工充分讨论,共享信息,从头到尾绘制他们的工作过程于流程图中,从而增加了对他人所承担的工作任务的认识,以及引发了自己如何支持同伴完成任务的思考。同时,绘图的活动往往会激起团队和个人的改进欲望,明显的浪费的、笨拙的、错误的程序和环节,在流程图绘制的过程中往往会被发现和加以改进。
 
当然,流程图如果使用不当,也会带来一些问题,如:
(1)占用了过多的精力:有的人可能会过分专注于流程图而忽视了其他工作,包括通过它要改进的流程。
(2)自我封闭的流程设计:绘制流程图的过程中,如果没有公司职能部门或专家的参与和指导,容易变成对部门现有流程的简单图形化,成为自我封闭的活动。
(3)误把流程图当沟通手段:流程图是一种有效的管理工具,但并不总是一种有效的沟通手段,对于某些正式的管理沟通,还需要适当的文本和汇报形式作为补充。
 
(二)流程图的绘制方法
一般来说,企业的单体流程图相对比较简单,跟踪活动的移动,记下活动的名称和活动之间的关系,把它们连接起来,就成了单体流程图。
 
企业的综合流程图就比较复杂。首先要绘制公司级的综合流程图(也称:流程总图),再根据需要绘制次级的综合流程图,在绘制公司级综合流程图时,要理清企业中有哪些主要的单体流程,这些单体流程之间的关系如何,其层次性又如何,也就是说,通过高度概括,使得这些单体流程尽可能包含进去,形成最高级主流程,再理清这些主流程之间的关系,从而绘制出企业的公司级综合流程图。由于不同的人对于次一级的单体流程是如何被浓缩为高一级的流程的看法上往往会出现分歧,由此往往导致高层次综合流程图的绘制出现困难。因此,在综合流程图的绘制过程中,流程管理小组的成员必须要能够站在公司的高度,对企业的工作做通盘的考虑。
 
流程图的绘制有以下三种制图标准,适用于不同的需要:
 
1.ansi流程图标准
该标准以美国国家标准学会的标准为基准,是企业最为常用的流程图绘制标准,其描述形式如图2.3所示:
 
 
2.idefo流程图标准
该标准是bpr流程图常用的标准。这个标准是美国国防部在70年代制定的。idefo是国际定义(international defination)的缩写。虽然这个标准开始时是作为软件开发工具制定的,但现在已经被各类制造业和服务业组织广泛地作为一般流程图工具使用,其描述形式如图2.4所示:
 
 
3.asme流程图标准
对于展示细节的低层流程图,一般选择在制造业应用较为广泛的标准asme标准,即美国机械工程师学会(american society of mechanical engineers)标准,这个标准已开始应用于办公室和服务环境下的流程描述。该方法有一个独特的优点,即:可以方便地评价流程的各个环节有否增值,其表现形式如图2.5所示:
 
 
(三)流程图的符号及释义
一般来说,流程图中应用如下符号,各个符号代表着不同的信息和涵义。
 
 
1.数据:平行四边形表示数据,其中可注明数据名、来源、用途或其它的文字说明。此符号并不限定承载数据的媒体形式。
2.活动:矩形表示各种活动。例如,执行一个或一组特定的操作,从而使信息的值、信息形式或所在位置发生变化,或是确定对某一流向的选择。矩形内可注明活动名或其简要功能。
3.特定活动:带有双纵边线的矩形表示已命名的特定活动。该活动为在另外地方已得到详细说明的一个操作或一组操作。矩形内可注明特定活动名或其简要功能。
4.准备:六边形符号表示准备。它表示修改一条指令或一组指令以影响随后的活动。例如,设置开关,修改变址寄存器,初始化例行程序等。
5.判断:菱形表示判断或开关。菱形内可注明判断的条件。它只有一个入口,但可以有若干个可供选择的出口,在对符号内定义各条件求值后,有一个且仅有一个出口被激活,求值结果可在表示出口路径的流线附近写出。
6.循环界限:循环界限为去上角矩形或去下角矩形,分别表示循环的开始和循环的结束。一对符号内应注明同一循环标识符。可根据检验终止循环条件在循环的开始还是在循环的末尾,将其条件分别在上界限符内注明(如:当a>b)或在下界限符内注明(如:直到c
 
 
7.连接符:圆表示连接符,用以表明转向流程图的它处,或从流程图它处转入。它是流线的断点。在图内注明某一标识符,表明该流线将在具有相同标识符的另一连接符处继续下去。
8.端点符:扁圆形表示转向外部环境或从外部环境转入的端点符。例如,程序流程的起始或结束,数据的外部使用起点或终点。
9.注解符:注解符由纵边线和虚线构成,用以标识注解的内容。虚线须连接到被注解的符号或符号组合上。注解的正文应靠近纵边线。请参看图2.8给出的注解符使用示例。
10.流线:直线表示控制流的流向。
11.虚线:虚线用于表明被注解的范围或连接被注解部分与注解正文,参看图2.8。
 
 
 
12.省略符:若流程图中有些部分无需给出符号的具体形式和数量,可用三点构成的省略符。省略符应夹在流线符号之中或流线符号之间,参看图2.9。
 
 
13.并行方式:一对平行线表示同步进行两个或两个以上并行方式的操作。并行方式的示例如图2.10,图中在处理a完成后才能进行处理c、d和e。同样,处理f要等处理b、c、d完成以后进行。但处理c可以在处理d开始和(或)结束前开始和(或)结束。
 
 
(四)流程图的基本结构形式
流程图有以下几种结构:
1.顺序结构:简单的线性结构,各处理单元按顺序执行。
2.选择(分支)结构:对某个给定条件进行判断,条件为真或假时分别执行不同内容。
3.循环结构:循环结构有两种基本形态:while型循环和do-while型循环。
(1)while型循环:其执行序列为,当条件为真时,反复执行a,一旦条件为假,跳出循环,执行循环紧后的语句。
(2)do-while型循环:其执行序列为,首先执行a,再判断条件,条件为真时,一直循环执行a,一旦条件为假,结束循环,执行循环紧后的下一条语句。
 
(五)流程描述规则
在流程图各部分的描述过程中,需要注意以下规则:
1.流程名称:由流程责任部门拟定,拟定时避免与已有的流程名称重复;
2.流程目的:流程存在的目的,即流程给公司以及部门带来的价值或能够解决的问题;
3.适用范围:流程的使用部门以及使用条件;
4.职责与分工:流程责任部门和执行部门在整个流程过程中的主要工作内容;
5.名词释义:对流程内容描述中的相关专有名词进行解释;
6.流程内容:主要通过流程环节、流程参与岗位、相关记录(流程中输入或输出文档)、工作要求和准则(各个环节对应岗位工作内容描述)等几个方面对流程工作流进行刻划;
7.相关制度及流程:本流程中所涉及的相关法律法规、公司制度、流程等;
8.相关记录:流程运行期间,最初阶段的输入信息记录、中间阶段的过程信息记录、最终的输出信息记录;
9.关键控制点:流程中的关键控制点(流程中的重要环节,其工作质量的好坏对整个流程的输出成果影响很大)、评估内容(关键控制点上需要重点考查的工作内容)、评估标准(针对评估内容所设定的考核指标)、评估信息来源(获取评估内容的主要渠道)、考核对象(关键控制点上所涉及的主要人员)、考核人选(对考核对象进行考核的人员)等。

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